Preambul

Termene de implementare:

1. Perioada Ianuarie – iunie 2024 – companiile au obligatia incarcarii facturilor emise in platforma ANAF dedicata. Facturile pot fi transmise in continuare direct clientilor, asa cum se procedeaza si in prezent.

Nota! – pana la 31.03.2024 exista o perioada de gratie astfel incat neindeplinirea obligatiei de incarcare a facturile emise nu va fi sanctionata.

2. Incepand cu luna Iulie 2024 facturile vor circula exclusiv in formatul E-factura, prin intermediul platformei.

De asemenea facturile primite trebuie descarcate exclusiv din platforma dedicata. Fisierele corespunzatoare facturii electronice in format XML si mesajele de eroare sunt disponibile in sistem pentru descarcare 60 zile de la momentul publicarii in sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic si eliberate la cerere.

 

Pentru emiterea si primirea facturilor prin sistemul national RO e-Factura sunt necesari pasii de mai jos:

1. Obtinerea unui certificat digital calificat de la un furnizor acreditat

1. Certisign – permite identificarea virtuala, detalii aici: https://www.certsign.ro/ro/semnatura-electronica-calificata-pentru-e-factura/

2. DigiSign: https://digisign.ro/formular-inregistrare/

Emiterea unui certificat digital calificat se realizeaza exclusiv in urma identificarii solicitantului, personal, in baza actului de identitate valid, in original, si preluarea setului de documente. In acest sens, DigiSign va pune la dispozitie urmatoarele alternative:

a) Va prezentati personal la sediul DigiSign cu actul de identitate, valid, in original si setul de documente

b) Va prezentati personal la unul din partenerii agreati sau la una din sucursalele Bancii Transilvania din lista publicata aici cu actul de identitate, valid, in original si setul de documente

c) Trimiteti setul de documente prin posta sau curier, cu mentiunea ca setul va contine Declaratia autentificata la un notar public in prealabil

d) Trimiteti setul de documente prin intermediul unui tert care se prezinta personal, cu actul de identitate valid, in original, la sediul DigiSign sau la sediul partenerilor, cu mentiunea ca setul va contine Declaratia autentificata la un notar public in prealabil si o imputernicire notariala pentru respectivul tert.

Documente necesare:

Factura pe persoana fizica, set format din:

Declaratie – 1 exemplar semnat si datat de catre Utilizator

Conditii Generale – 2 exemplare semnate de catre Utilizator

Contract -2 exemplare semnate de catre Utilizator

Copie a actului de identitate valid -1 exemplar datat, semnat si marcat Conform cu Originalul

Dovada platii facturii proforma

Factura pe persoana juridica, set format din:

Declaratie- 1 exemplar semnat si datat de catre Utilizator

Conditii Generale -2 exemplare semnate de catre Utilizator

Contract -2 exemplare semnate de catre reprezentantul legal al persoanei juridice

Copie a actului de identitate valid -1 exemplar , datat, semnat si marcat Conform cu Originalul

Copie a certificatului de inregistrare a persoanei juridice 1 exemplar, datat, semnat si marcat Conform cu Originalul

Dovada platii facturii proforma

 

2. Inrolarea certificatului in SPV (Spatiul Privat Virtual)

Pentru utilizarea si accesarea sistemului RO e-Factura, operatorii economici trebuie sa fie inregistrati in Spatiul Privat Virtual (SPV). Pentru inregistrarea in Spatiul Privat Virtual operatorii economici pot accesa informatiile disponibile pe site-ul ANAF.

Pentru a primii atentionari la adresele de e-mail completate in SPV trebuie sa fie exprimata optiunea in acest sens. Aceste atentionari sunt trimise in situatia in care utilizatorul nu a descarcat documentul in termen de 24 ore de la publicarea in SPV.

Etapele pe scurt:

1. Instalati programul Adobe Reader.

2. Descarcati documentul de confirmare de pe portalul ANAF https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Declaratii_R/descarcare_declaratii.htm , completati-l, transmiteti-l pe e-mail la furnizorul certificatului, primiti-l semnat de acesta, apoi atasati-l cererii de inrolare in Spatiul Privat Virtual

3. Privind imputernicirea de la contribuabil: in situatia in care titularul certificatului calificat nu are calitatea de reprezentant legal al contribuabilului reprezentat, se prezinta documentul de imputernicire, autentificat de notarul public, din care rezulta dreptul titularului certificatului calificat de a accesa Spatiul Privat Virtual pentru contribuabil. Daca exista calitatea titularului certificatului calificat de reprezentant legal al contribuabilului, se prezinta documentul, in original si copie, care atesta aceasta calitate (acest document poate fi Certificatul constatator de la Registrul Comertului, Hotarârea Adunarii Generale a Actionarilor sau Statutul societatii comerciale sau Certificatul ).

4. Cererea de inrolare in Spatiul Privat Virtual se face accesand linkul : https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp

Detalii: https://static.anaf.ro/static/10/Anaf/Informatii_R/SPV/InregistrarePJ_15092020.pdf

Pe langa documentul de confirmare, documentul care atesta calitate de reprezentant legal sau imputernicit, trebuie atasat cererii de inrolare si copia dupa actul de identitate al reprezentantului legal sau al imputernicitului. Toate aceste documente trebuie semnate electronic de catre imputernicit sau reprezentantul legal.

5. Confirmarea dreptului de utilizare a Spatiului Privat Virtual se face de regula prin e-mail, pe adresa comunicata in cererea de inrolarea in SPV sau comunicata prin documentul de confirmare, in termen de 1-4 zile lucratoare de la depunerea cererii de inrolare. Dupa primirea confirmarii puteti sa utilizati Spatiul Privat Virtual.

6. In cazul in care pe langa accesare Spatiului Privat Virtual se doreste si semnarea electronica a declaratiilor fiscale, trebuie depus si formularul 150.

 

    3. depunerea prin e-Factura se poate realiza prin doua metode:

a) Incarcare web, prin utilizarea aplicatiei puse la dispozitie de catre sau Ministerul Finantelor: https://www.anaf.ro/CompletareFactura/faces/factura/informatiigenerale.xhtml  sau

b) Servicii web – utilizarea unei aplicatii proprii (de exemplu Winmentor, Saga…) sau prin interconectarea cu sistemul RO e-Factura folosind o serie de micro-servicii expuse sub forma unei API (Application Programming Interface). Exemple de provideri : Profluo: https://profluo.com/en/ , Oblio https://www.oblio.eu , Smartbill: https://www.smartbill.ro